By zbierać i przechowywać akta niezbędne jest stosowne wyposażenie i akcesoria. Firmy, których zadaniem jest outsourcing dokumentów zajmują się także sprzedażą regałów i szaf kartotekowych ułatwiających odpowiednie przechowywanie dokumentów. W asortymencie takich firm są np. kompaktowe regały typu jezdnego, zwiększające powierzchnię magazynową nawet o 60 %, posiadające ułożyskowane koła jezdne, zatem łatwe do przesuwania. Dodatkowe uchwyty umożliwiająprzesuwanie tylko poszczególnych elementów zestawu. Popularne są również tanie, metalowe regały typu magazynowego. Wydawać by się mogło, że regał, jaki jest, każdy widzi, jednak i tutaj zdarzają się nowatorskie rozwiązania konstrukcyjne. Przykładem może być regał karuzelowy z wbudowanym mechanizmem rotującym, który pozwala na pionowy ruch półek po okrężnej, dzięki czemu dokumenty trafiają wprost do rąk operatora. Jest to jedno z najnowocześniejszych i najbezpieczniejszych ze stosowanych obecnie rozwiązań. Odrębne rozwiązania przeznacza się do przechowywania dokumentacji technicznej i geodezyjnej, w tym map i rysunków.
Dzięki obecności firm świadczących usługi takie jak archiwizacja dokumentów, pracownicy archiwów, sądów i wszelkich innych podmiotów, na których ciąży ustawowy obowiązek przynajmniej czasowego gromadzenia akt mogą się troszczyć już tylko o porządek na własnym biurku. Prywatne firmy o ugruntowanej, kilkunastoletniej obecności na rynku, którychgłównym zadaniemjest archiwizacja dokumentów, zajmą się uporządkowaniem, skatalogowaniem i ewidencjonowaniem akt, włącznie z przeszkoleniem pracowników, jak w łatwyi szybki sposób odszukać właściwy dokument. Jeśli zleceniodawca nie dysponuje możliwością składowania dokumentów i prowadzenia własnego archiwum, w takim wypadku przechowywanie dokumentów może przekazać wyspecjalizowanej w archiwizacji firmie zewnętrznej, która przekazuje dokumenty do składnicy akt, gdzie są one katalogowane, zabezpieczane i przechowywane w odpowiednich warunkach. W oparciu o wykonane przy archiwizacji spisy zdawczo odbiorcze klient może w rozsądnym czasie uzyskać dostęp do poszukiwanych akt, wysyłając zamówienie pocztą elektroniczną. Dokumenty można wypożyczać w każdy roboczy dzień roku.
Współcześnie działające i nowo powstające podmioty, których głównym celem jest archiwizacja dokumentów sukcesywnie modyfikują zakres oferowanych usług do wymogów rynku i europejskich standardów technologicznej obróbki informacji. Przedmiotem ich działalności jest już nie tylko staranne gromadzenie i porządkowanie dokumentacji, ale także utrwalanie zawartości na nośnikach cyfrowych, czyli digitalizacja. Nie ma co rozwodzić się nad tym, jak efektywna jest to metoda gromadzenia danych w porównaniu np. do standardowych zasobów papierowych, wymagających okresowych kosztownychzabiegów konserwująco pielęgnacyjnych, takich jak fumigacja i odkwaszanie. Cyfrowe sposoby utrwalania zasobów czynią je odpornymi na działanie czasu i czynników środowiska, łatwymi do szerokiego udostępniania oraz stwarzają niezliczone możliwości powielania. Co najważniejsze, nośniki cyfrowe zajmują bez porównania mniej przestrzeni, dzięki czemu archiwizacja dokumentów może być faktycznie wydajna.
Outsourcing dokumentów, kompleksowa archiwizacja poza firmą, tzw. back office posiada liczne plusy. To przede wszystkim gwarancja wypełnienia ustawowych zobowiązań odnośnie warunków przechowywania i ochrony danych osobowych, pełna dostępność, szybka i sprawna lokalizacja akt, oszczędność czasu (nie traci się go na żmudne wertowanie segregatorów), przestrzeni biurowej i pieniędzy (nie trzeba wydawać na regały i półki ani tworzyć dodatkowego etatu dla archiwisty). Co najważniejsze, jedynie osoby do tego uprawnione mają dostęp do dokumentów, a każde wypożyczenie jest ewidencjonowane, także w formie skanu i faksu. Pracownicy składu szybko zrealizują zamówienie. Dokument można uzyskać faksem, w formie oryginału, skanu komputerowego zamieszczonego na serwerze repozytorium elektronicznego lub dostarczonego pocztą elektroniczną w ciągu zaledwie kilkunastu minut. Gdy potrzeba przechowywania ustąpi, firma realizuje skuteczne niszczenie dokumentacji i dalszą utylizację odpadów, zgodne z normami prawa, co potwierdzają stosowne protokoły przekazania, zniszczenia oraz wydany certyfikat zniszczenia. Cały proces spełnia normy ochrony środowiska.