Jeśli sekretariat firmy zaczyna wyglądać na zagłębie teczek, to niechybny sygnał, że konieczna jest archiwizacja dokumentów. Kilka wiodących firm w regionie, które zdobywają przetargi także na kompleksową obsługę jednostek samorządu terytorialnego, weźmie również pod swoją pieczę dokumenty firm komercyjnych. Zasadniczo oferowana usługa ma dwie formy: porządkowanie dokumentacji może odbywać się na miejscu i wtedy połączone jest z wewnętrznym przeszkoleniem wybranych pracowników na temat, jak w efektywny sposób korzystać z nowo utworzonego archiwum. Drugi sposób to
przechowywanie dokumentów w specjalnie do tego celu utworzonym magazynie firmy archiwizującej, która zarejestrowanym użytkownikom udostępnia on line system wypożyczania. Wystarczy, gdy wskazany pracownik administracyjny wyśle zapytanie na konkretny dokument, z podaniem jego sygnatury, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Papier jako materiał naturalny jest zagrożony przez pleśnie. By temu zapobiec podejmuje się szereg działań prewencyjnych, mających na celu zredukowanie możliwych zagrożeń. Jednym z nich jest fumigacja, czyli okadzanie hermetycznie odizolowanych archiwów złożonymi środkami chemicznymi, które eliminują larwy szkodników drewna. Metodę należy regularnie powtarzać, jednak konsekwentnie powtarzana przynosi dobre skutki. Przedłuża żywotność papieru, zwiększa także w dłuższej perspektywie komfort pracy osób zatrudnionych przy obsłudze archiwów. Dbałość o archiwa, przedłużanie ich żywotności poprzez zabiegi konserwacyjne takie jak fumigacja to czasem jedyne wyjście, gdy w budżecie danej instytucji nie ma dostatecznie dużo środków na digitalizację zasobów.
W związku z ustawą o ochronie danych osobowych oraz wymogiem ochrony informacji niejawnej, niszczenie dokumentacji powinno odbywać się zgodnie z wymogami stosownychrozporządzeń. Zajmują się tym wyspecjalizowane podmioty komercyjne, których podstawowym przedmiotem działalności jest archiwizacja. Dbałość o dokumentację i odpowiednie archiwizowanie i przechowywanie dokumentów to obowiązek każdej większej firmy. W przypadku małych firm zajmują się tym przeważnie biura rozliczeniowe. Większe przedsiębiorstwa oraz instytucje takie jak archiwa, dla których archiwizacja dokumentów jest koniecznością powinny zwrócić się do wyspecjalizowanych w tego typu działalności firm. Archiwizacja dokumentów stanowi ogromne ułatwianie w korzystaniu z archiwum lub po prostu owo korzystanie umożliwia. Jest to duże ułatwienie, poprawiające standard funkcjonowania każdej instytucji.
Administrowanie dokumentacją strategiczny dział administracyjny niemalkażdej instytucji publicznej. Gwarantuje jej szybkiedziałanie. Dla zachowania płynności obiegu dokumentów oraz dla zagwarantowania wieczystego utajnienia dokumentacji konieczne jest także okresowe niszczenie dokumentów, kiedy minie ustawowy obowiązek ich przechowywania. Pozwala to na stworzenie miejsca na aktualne dokumenty i sprzyja utrzymaniu porządku w dokumentacji.
niszczenie dokumentów musi być zaaranżowane z zastosowaniem należnych procedur. Zajmują się tym wyspecjalizowane firmy, do których bazowych zadań należy archiwizacja. Takich podmiotów jest zwykle niedużo, dlatego stanowią prawdziwą elitę, zwłaszcza, jeśli posiadają udokumentowany długi czas bytności na rynku.